Можно оформить такое решение в произвольной форме, потому что Законом форма решения не установлена. Укажите в решении реквизиты обращения подрядчика о замене товара, наименование (марку) старого и нового товара, приложите сравнительную таблицу, в которой приводятся параметры предлагаемого товара, превосходящие параметры товара по заключенному контракту, а также можете приложить письмо производителя/официального дистрибьютора, которое подтверждает что предлагаемый коммутатор лучше старого.
Окончательное решение о замене коммутаторов одного вида на коммутаторы с улучшенными характеристиками заказчик оформляет путем заключения допсоглашения с подрядчиком.
В допсоглашении укажите, в частности, какие характеристики были улучшены, возьмите информацию из решения, укажите, что цена и остальные условия контракта остаются неизменными.
Как правило, инициатором замены товаров выступает подрядчик. Ему следует направить обращение заказчику с предложением о замене товара на улучшенный. Заказчик самостоятельно принимает решение о соответствии критерию улучшенности товара, работы, услуги, предлагаемых вместо предусмотренных контрактом. Вывод следует из письма Минфина и от 13.12.2019 № 24-03-07/97747.
Позиция сформирована, исходя из анализа части 1, 2 статьи 34, части 1, 7 статьи 95 Закона № 44-ФЗ, письма Минфина от 13.12.2019 № 24-03-07/97747, письма Минфина от 29.05.2020 № 24-03-06/45934, судебной практики в части замены камер телевизионных без обоснования улучшенных характеристик и без допсоглашения - постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 06.10.2020 № 01АП-4987/2020 по делу № А39-8762/2019.