Поставщик продукции создает ветеринарный сопроводительный документ (ВСД) на перевозку поставляемой партии товара из созванной ранее производственной партии или приобретенной и принятой партии. При этом в журнале вырабатываемой продукции партия уменьшается на указанное количество, а ВСД незамедлительно появляется у покупателя. Исходящий ВСД должен быть оформлен поставщиком до отправки товара.

Сверка данных по продукции
При фактическом получении партии продукции сотрудник организации-покупателя должен сверить данные в ВСД с товаросопроводительной документацией, а также с маркировкой товара. Затем кладовщик покупателя проверяет количество, а уполномоченный сотрудник проводит входной контроль по качеству и при соответствии всех данных производит гашение ВСД. Это действие подтверждает поступление продукции в место назначения (в адрес покупателя), осуществление идентификации и приемки партии, и ее учет в ГИС «Меркурий» в организации-покупателе.
При приемке нужно рассматривать именно электронный ВСД в ГИС «Меркурий», но не распечатанную копию или электронный образ документа, полученный другими способами от поставщика. Ведь до момента гашения получателем, ВСД может быть аннулирован поставщиком.
Перед закупкой любой подконтрольной продукции, до начала операций, организация-покупатель должна пройти регистрацию в ГИС «Меркурий», получить доступ к личному кабинету, добавить сотрудников, которые будут производить операции. Для этого организация должна подать заявку в территориальное управление Россельхознадзора, предоставить пакет уставных документов и после проверки получить доступ в ГИС в компонент «Меркурий ХС».

Кто от заказчика принимает продукцию по тендеру
Назначить ответственным за ведение операций по приемке партий подконтрольной продукции в ГИС можно любого сотрудника компании. Все операции могут проводиться через сайт ГИС и установка специальных программ для этого не требуется. Работать с ветеринарными сопроводительными документами (ВСД) допустимо только зарегистрированным пользователям системы «Меркурий», которые вошли в личный кабинет подсистемы «Меркурий.ХС» под своим логином и паролем. Пользователей может быть несколько, они могут иметь разные права доступа (администратор — на все операции, а уполномоченные сотрудники — на гашение и оформление ВСД или же только на гашение ВСД на входящую продукцию). Целесообразно зарегистрировать с ролью администратора руководителя организации. Администратор затем может добавить необходимое количество сотрудников организации с ролью пользователя.
Для доступа в ГИС «Меркурий» сотрудники организации должны использовать только свой личный логин и пароль. При увольнении сотрудника, администратор должен удалить этого пользователя из системы. При увольнении администратора — организация должна подать заявление в территориальное управление Россельхознадзора о назначении нового сотрудника на роль администратора (самостоятельно передать роль администратора другому сотруднику организации нельзя).

Документы для поставки
Поставки пищевой продукции должны сопровождаться документами, подтверждающими безопасность.
1. копия декларации о соответствии или ссылка на номер декларации в накладной. Актуальность декларации о соответствии необходимо проверить в Реестре декларации ФГИС «Росаккредитация».
2. на специализированные продукты должна быть предоставлена копия свидетельства о государственной регистрации (СГР)
3. продукция должна иметь маркировку, содержащую информацию, позволяющую идентифицировать товар.
Требования к качеству поставляемой продукции обычно содержатся в спецификации к договору поставки. Если обнаружены несоответствия, проводится либо частичная приемка, либо оформление возвратного ВСД.
Частичная приемка проводится в случаях, когда выявлено несоответствие по количеству или качеству и покупатель получает меньшее количество товара, соответствующего всем требованиям спецификации к договору поставки.

Как поступить заказчикуи поставщику, если данные в системах не совпадают
Ситуации, в которых гашение входящего ВСД без дополнительных действий некорректно:
1. в УПД и ВСД количество больше, чем фактическое (недостача)
2. фактическая информация по которой может быть интенсифицирована партия, не совпадает с информацией в ВСД (по наименованию, дате изготовления, номеру партии или другим признакам)
3. в партии обнаружены поврежденные упаковочные единицы
4. часть партии не соответствует по качеству.
План действий в случае указанных несоответствий: оформить акт по форме ТОРГ-2. А следующий шаг зависит от содержания несоответствия. Может быть два варианты. Первый вариант - если обнаружено несоответствие части или всей партии по качеству в процессе приемки. В этом случае при гашении ВСД выбрать вариант «разделить партию» и указать количество принимаемого фактически товара. Если возврату подлежит вся партия, то указать «0». В результате в статусе ВСД отобразится, что была принята только часть партии. На всю остальное количество, которое подлежит возврату поставщику, автоматически сформируется ВСД на возврат части товара. В Журнале входной продукции появится запись, содержащая информацию о принятой части партии (при забраковке всей партии не появится), а в заявках — оформленный ВСД на перевозку со сменой владельца. Новый ВСД появится в разделе «Входящие ВСД» у поставщика. Так же необходимо оформить УПД на возврат (в случае обнаружения брака).
Второй вариант. Если фактически партия меньше, чем указано в ВСД, нужно информировать представителя поставщика, оформившего ВСД (его ФИО и телефон указаны в нижней части документа) и потребовать аннулировать ошибочный ВСД и оформить корректный. До оформления корректного ВСД поставка не может быть принята.
Очень важно, именно оформить корректный документ, а не провести частичное гашение ВСД, чтобы фактическое количество совпало с данными в ГИС. Ведь в этом случае нет части партии, подлежащей возврату, и созданный автоматически ВСД будет содержать недостоверные сведения, что будет нарушением.

Как провести замену ВСД
В случае отказа или невозможности по объективными причинам поставщиком заменить ВСД с ошибкой в количестве, принять фактически поступившее количество товара можно указав при гашении достоверную информацию в поле «фактические сведения». Таким образом, в Журнал входной продукции покупателя попадет партия в фактическом количестве, а в системе не будет несуществующего в действительности количества товара.
Как провести гашение ВСД:
1. Авторизоваться в ГИС «Меркурий.ХС»: ввести логин и пароль
2. Зайти в раздел «Ветеринарные документы», выбрать «Входящие», затем «Оформленные»
3. В открывшемся списке входящих оформленных ВСД найти нужную поставку, выбрать операцию «Просмотр вет. сертификата»
4. В открывшемся ВСД проверить сведения о партии и выбрать операцию «Погасить» (во всех случаях, если не требуется от поставщика аннулировать и оформить заново ВСД).
5.1 При полном соответствии партии по количеству и качеству: необходимо проверить раздел «фактические сведения» и выбрать «Сохранить». ВСД погашен. Запись появляется в разделе «Ветеринарные документы», «Погашенные» и в Журнале входной продукции.
5.2 При соответствии только части партии по качеству: необходимо проверить раздел «фактические сведения», в разделе «Сведения о гашении» поставить флажок «разделить партию», указать объем принимаемой продукции и выбрать «Сохранить». ВСД погашен, автоматически создан новый ВСД на возвращаемую поставщику часть партии, этот документ появится в разделе «Ветеринарные документы», выбрать «Исходящие», и так же во «Входящих» у поставщика. В журнале входной продукции появится запись о партии принятого товара в указанном объеме.
5.3 При несоответствии фактического и заявленного в ВСД количества товара: необходимо внести новое (меньшее) количество в раздел «фактические сведения», выбрать «Сохранить». ВСД погашен. Так же, как и в первом варианте, запись появляется в разделе «Ветеринарные документы», «Погашенные» и в Журнале входной продукции.
В результате гашения входящего ВСД автоматически формируется запись в складском журнале предприятия на основании сведений, указанных в поступившем ветеринарном сопроводительном документе. Партия продукции появляется в журнале входной продукции покупателя.
Следующий этап — это расходование пищевых продуктов. В большинстве случаев, из сырья изготавливаются кулинарные изделия, которые уже не будут подконтрольной продукцией. Для расхода продуктов из журнала входной продукции нужно проводить транзакцию «переработка/производство», и оформлять производство
1. В разделе «Транзакции» нужно выбрать «Добавить транзакцию», выбрать тип транзакции «Переработка/производство», «Сохранить»
2. В разделе «Сырье» выбрать «добавить» и внести номер записи из журнала входной продукции, раскрыть подробную информацию о записи
3. Внести фактически расходуемое количество, «Сохранить».
4. Поскольку была изготовлена неподконтрольная продукция, раздел «вырабатываемая продукция» не заполняется.
5. Оформить транзакцию. В результате у количество продукта — сырья уменьшится в Журнале входной продукции до полного расхода партии.

На практике, при хранении пищевых продуктов, могут быть обнаружены скрытые дефекты, может истечь срок годности, произойти порча. Эти продукты подлежат утилизации. Для перевозки испорченной продукции также должен быть оформлен ВСД. Но в этом случае оформить транзакцию самостоятельно невозможно. Такие ВСД оформляются аттестованными ветеринарными врачами на договорной основе.