Если контрагент является участником ЭДО, с ним легко обмениваться документами

Зайдите в сервис на сайте ФНС, в поисковой строке наберите название компании. Сервис выдаст результаты поиска. Сверьте ИНН. И смотрите на специальные отметки: действующая организация и участник ЭДО. Если есть отметка «Участник ЭДО», это означает, что в налоговой службе имеется актуальная запись, что юрлицо или ИП являются абонентом хотя бы одного оператора электронного документооборота. Также, что есть информация о действующем сертификате электронной подписи и отсутствуют сведения о том, что договор с оператором электронного документооборота расторгнут.

Электронный документооборот представляет собой систему процессов по обработке документов в электронном виде, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками электронного документооборота являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документа.

Преимущества перехода на электронный документооборот:

снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);

повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;

повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, в том числе снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, сокращение экологических последствий, возникновение положительных сетевых эффектов, которые в том числе будет приводить к появлению на рынке устойчивой практики использования ЭДО, оказывающей влияние на принятие решений фирм о внедрении ЭДО.

Электронный документооборот может осуществляться посредством операторов электронного документооборота.