На основании информационного письма Минфина от 18.02.2025 № 24-01-10/15030 и изменений в законодательстве, введенных с 1 января 2025 года, процедура оформления мелких закупок у единственного поставщика претерпела значительные изменения. Рассмотрим ключевые аспекты.
1. Обязательная письменная форма контракта
- Устные соглашения исключены. Все закупки малого объема (до 600 тыс. рублей) по ч. 12 ст. 93 44-ФЗ должны оформляться в простой письменной форме. Это требование направлено на предотвращение злоупотреблений и повышение прозрачности.
- Исключение для розничных покупок. Если закупка осуществляется через розничные сети (например, канцелярия, медикаменты), подтверждением сделки может служить кассовый чек. Однако чек не заменяет контракт, а лишь дополняет его.
2. Роль кассовых чеков и требования к документации
Кассовый чек как подтверждение сделки. Несмотря на отсутствие в чеке обязательных реквизитов (например, идентификационного кода закупки), он признается документом, подтверждающим исполнение контракта. Это упрощает процедуру для закупок на небольшие суммы (до 3 тыс. рублей).
Дополнение реквизитов. Заказчик обязан вручную внести недостающие данные в кассовый чек перед размещением информации в ЕИС. Например:
Дополнение реквизитов. Заказчик обязан вручную внести недостающие данные в кассовый чек перед размещением информации в ЕИС. Например:
- Номер контракта;
- Код закупки по плану-графику;
- Ссылка на основание по 44-ФЗ.
3. Порядок работы с подотчетными средствами
- Прикрепление чеков к авансовому отчету. Если сотрудник заказчика использует подотчетные средства для мелких закупок, он обязан приложить кассовые чеки к авансовому отчету. Отсутствие чеков может привести к признанию расходов нецелевыми.
- Проверка соответствия. Бухгалтерия заказчика проверяет, чтобы приобретенные товары/услуги соответствовали целям, указанным в заявке на подотчет.
4. Изменения в реестре контрактов
- Обязательность внесения данных. Даже для мелких закупок информация о контракте (включая дополненные чеки) должна быть размещена в ЕИС в течение 3 рабочих дней с момента заключения.
- Исключения. Закупки на сумму менее 100 тыс. рублей могут не включаться в реестр, если это предусмотрено внутренними регламентами заказчика.
5. Цели изменений и риски
Упрощение процедур. Новые правила сокращают бюрократическую нагрузку для закупок на малые суммы, но сохраняют контроль за расходованием бюджетных средств.
Риски нарушений. Несоблюдение требований к оформлению (например, отсутствие письменного контракта) влечет административные штрафы:
Риски нарушений. Несоблюдение требований к оформлению (например, отсутствие письменного контракта) влечет административные штрафы:
- До 50 тыс. руб. для должностных лиц;
- До 100 тыс. руб. для юридических лиц.
Рекомендации заказчикам
- Обновите внутренние регламенты в соответствии с письмом Минфина № 24-01-10/15030.
- Обучите сотрудников правилам работы с кассовыми чеками и подотчетными средствами.
- Используйте шаблоны для быстрого дополнения реквизитов в чеках перед внесением в ЕИС.
